Лайфхаки канцелярия

Обустраивая рабочее место дома, многие сталкиваются с проблемой нехватки пространства. На небольшом столе не умещаются все необходимые в работе бумаги, записные книжки, ручки и текстовыделители, а мелочи вроде скрепок и ластиков постоянно исчезают из поля зрения в самый нужный момент.

«Квартблог» предлагает читателям несколько лайфхаков, которые помогут грамотно организовать пространство письменного стола, делая работу за ним простой и приятной.

Если на столе нет места для органайзера с канцелярскими принадлежностями, их можно хранить в выдвижном ящике стола. Для того, чтобы они лежали там в полном порядке и были всегда под рукой, необходимо выбрать подходящую систему хранения.

Например, подойдут невысокие картонные коробки, свободно входящие в ящик, которые можно оклеить цветной бумагой или декоративным скотчем. Для ручек или карандашей будут удобны узкие вытянутые емкости, для ластиков, скрепок, скоб для степлера — маленькие квадратные коробочки. Здесь же можно хранить блокноты и записные книги.

Коробки нужно разместить таким образом, чтобы они плотно прилегали друг к другу, иначе они будут скользить внутри ящика при его выдвижении, и содержимое секций может перепутаться.

Вместо коробок можно использовать старые металлические или деревянные пеналы. Крышки от них лучше отделить: из открытых емкостей гораздо удобнее доставать письменные принадлежности.

Мелочи в ящике можно рассортировать и при помощи самого обычного органайзера для хранения, который по доступным ценам можно найти в любом магазине. Как правило, это пластиковые емкости с множеством мелких отделений.

В ящиках также удобно хранить и зарядные устройства для телефона, ноутбука или планшета, которые наверняка необходимы в работе.

Если вы предпочитаете хранить канцелярию на столе, то мы советуем купить универсальный органайзер, в котором предусмотрено место и для скотча, и для клейких листочков, и для других необходимых вещей. Он в конечном счете окажется более компактным, чем многочисленные разрозненные стаканы и подставки.

При наличии стационарного компьютера идеальным вариантом станет органайзер, представляющий из себя небольшую полочку-подставку и устанавливающийся над клавиатурой. Длинный и узкий, пластиковый или деревянный, он имеет отделения для хранения ручек, клейких листков, установки визиток или просто каких-то приятных, радующих глаз картинок и фотографий.

Некоторые модели имеют специальный отсек под чашку и встроенный держатель для мобильного телефона — так что вам не придется искать его по всему столу под грудой бумаг.

Хороший вариант хранения — это также и настенный органайзер, сделанный из ткани или картона. Благодаря множеству мелких карманов или креплений в нем могут поместиться все необходимые аксессуары, освобождая место на столе.

Если вы умеете шить, то сделать такой органайзер по силам и самостоятельно — например, из старых джинсов. Карманы штанов можно отпороть и сделать из них кармашки для хранения мелочей.

Разобрать бумаги на столе помогут горизонтальные лотки для хранения документов. В отличии от вертикальных, их можно крепить один на другой или покупать «веерный» накопитель, в котором уже есть от пяти до семи секций, так что в итоге они будут занимать значительно меньше места.

Сторонникам минимализма могут понравиться и вертикальные накопители, в некоторых из которых предусмотрен встроенный органайзер: таким образом, и бумаги, и письменные принадлежности находятся в одном месте.

Этот вариант подойдет только в том случае, если вам достаточно минимального канцелярского набора. Если мелочей много, лучше все-таки отдать предпочтение отдельной подставке.

Также рекомендуем почитать по теме:

Рабочий стол с картинки: есть ли смысл?

Рабочее место дома

Как создать рабочее место с картинки

Содержание

Поставьте горшки с растениями

Растения с легкостью украсят ваш стол и улучшат воздух в офисе. Кроме того, исследования показывают, что сотрудники работают на 15% эффективнее, если в их кабинете есть цветок.

Фото: MKDA

Выберите растение с учетом количества света, который проникает сквозь окна вашего офиса. Например, суккуленты неприхотливы, но им нужно много солнца. Если у вас в офисе плохое естественное освещение, лучше остановиться на сансевиерии (в народе — «щучий хвост» или «тещин язык»), эпипремнуме и спатифиллуме.

Если в вашем офисе нет окон, чаще выходите на улицу

Согласно исследованию 2014 года, проведенному учеными Северо-Западного университета и Иллинойского университета, сотрудники офисов без окон чувствуют себя гораздо хуже тех, кто работает в помещениях с естественным освещением.

Постарайтесь каждый день проводить на солнце несколько часов.

«Дневной свет необходим для поддержания биологических ритмов, от которых зависит ваша когнитивная деятельность, выработка серотонина и пищеварение, — рассказала Кристин Эверетт, старший дизайнер нью-йоркского агентства MKDA. — Благодаря солнцу мы в буквальном смысле чувствуем себя счастливее и внимательнее».

Уберите длинные кабели, которые мешаются под ногами

Наверняка у вас под столом есть провода от системного блока, клавиатуры, мыши, телефона, наушников, зарядки для мобильного и других устройств.

Фото: Mike McCune/flickr/attribution

Для поддержания продуктивного рабочего ритма необходимо, чтобы эти кабели вам не мешали. Выровняйте их длину и закрепите в одном месте с помощью специальных держателей, клипс или липучек. Есть даже специальные органайзеры для проводов. Можете пометить кабели, чтобы знать, от какого они устройства.

Поставьте на стол то, что будет напоминать вам о вашей цели

Найдите один или два предмета, которые будут вдохновлять вас работать, и поставьте их на рабочий стол. Это может быть какая-нибудь корпоративная награда, фотография семьи или девиз компании.

Например, генеральный директор Evernote Крис О’Нил держит на рабочем столе флаг США и Канады, напоминая себе о своем двойном гражданстве и международной политике своей организации. Кроме того, на его столе можно найти фото его детей, которые вдохновили его на использование Evernote.

Рабочий стол гендиректора Evernote Криса О’Нила. Фото: Evernote

А в компании Zillow у каждого сотрудника на столе стоит значок, показывающий сколько лет они проработали в фирме.

Держите под рукой полезные закуски

Иногда стоит перекусить, чтобы поднять уровень своей энергии. Лучше всего держать в столе смесь орехов, протеиновые батончики и сухофрукты.

Фото: Sarah Jacobs/Business Insider

Надевайте шумоподавляющие наушники без музыки

Все больше исследований советуют не слушать музыку во время работы.

Дэниел Левитин, специалист по когнитивной нейробиологии и автор книги «Так выглядит ваш мозг во время музыки», сообщил, что музыка мешает продуктивности, если только вы не выполняете повторяющиеся задачи.

Лучше слушать ее в течение 10-15 минут перед работой, чтобы насладиться приятными нейротрансмиттерами, которые она вызывает.

Если в вашем офисе шумно из-за телефонных звонков и разговоров, обязательно воспользуйтесь шумоподавляющими наушниками. Но не стоит включать в них белый шум. Исследование 2010 года показало, что ученики с нарушениями внимания лучше выполняют задания на память, если занимаются в тишине. А еще наушники увеличат вашу продуктивность, потому что коллеги вряд ли захотят отвлекать на болтовню человека, который закрылся в наушниках.

Вам не нужен стол для работы стоя. Просто сидите меньше

Исследования показывают, что если каждый час совершать пятиминутные прогулки, вы будете меньше уставать и хотеть есть.

Фото: MKDA

Холодный воздух снижает продуктивность

Если из-за кондиционера в вашем офисе бывает слишком холодно, держите в столе теплый свитер, обогреватель и перчатки без пальцев.

В 2004 году исследователи Корнеллского университета обнаружили, что при повышении температуры воздуха в офисе с 20° до 25° градусов, количество опечаток в документах сотрудников снижается на 44%, а продуктивность во время набора текста увеличивается на 150%.

Пользуйтесь блокнотом и стикерами для заметок

Хоть мы и живем в цифровом мире, это не значит, что стоит отказываться от бумажных записей. В блокноте можно держать все важные заметки, например, о совещаниях и необходимых звонках. Там же можно записывать и идеи.

Фото: Zillow Group

Отрегулируйте кресло и монитор так, чтобы сидеть правильно

Согласно данным исследовательского центра Клиника Мэйо, плохая поза для сидения может привести к негативным последствиям — головной боли, болям в спине и шее, проблемам с дыханием, защемлению нервов в плечах и боли в челюсти.

Поменяйте положение вашего кресла и монитора так, чтобы сидеть прямо. Если у вас в офисе плохое кресло, не пожалейте денег на его улучшение. «Некачественные кресла вызывают усталость и могут даже привести к проблемам со спиной», — считает Мелисса Фредериксен, владелец и старший дизайнер студии Atmosphere 360.

Не работайте за столом

Как бы хорошо ни был организован ваш рабочий стол, иногда стоит работать не только за ним. Встав из-за него, вы уже улучшите свою продуктивность.

Рон Фридман, психолог и автор книги «Лучшее место для работы», считает, что когда вы уходите работать на кухню, на диван или в комнату отдыха, вы посылаете себе сигнал, что пора сосредоточиться.

Генеральный директор SoundHound Кевин Мохайер обычно уходит в солнечный уголок на втором этаже офиса, когда ему надо спокойно поработать или пообщаться с командой. Фото: Soundhoud

Уберите в стол вещи, которыми вы не пользуетесь каждый день

Старайтесь следить за тем, что окружает вас на рабочем месте. Если вы можете убрать лишнее, то почувствуете заметный результат.

На столе должно быть только самое необходимое: компьютер, телефон, блокнот, ручки и бутылка с водой. Остальное можно положить в стол.

Если у вас много бумаг, заведите для них специальный шкаф. А лучше отсканируйте документы и храните их в цифровом виде. Ничто так не замедляет продуктивность, как окружение из множества бумаг и необходимость копаться в документах.

Синие, зеленые и желтые тона улучшают продуктивность

Разные цвета по-разному влияют на настроение человека. Синий и красный улучшают работу мозга.

Ученые считают, что прохладные тона (например, синий) действуют успокаивающе. Стол со множеством синих акцентов поможет вам чувствовать себя уравновешенно в течение дня.

С красным цветом стоит быть осторожнее — этот оттенок может увеличить скорость сердцебиения, полагает Эндрю Эллиот из Рочестерского университета. Не стоит использовать его в офисе, если только ваша работа не связана с физической активностью или вы работаете интенсивными интервалами.

Сейчас в современном мире не существует человека, который может прожить долгое время без компьютера.

Кто-то использует данную технику для выхода в интернет, кто-то не может прожить без компьютерных игр, а кто-то целыми днями пашет на работе, уставившись в монитор.

Персональный компьютер и младший его брат – ноутбук, десять лет назад вошли в нашу жизнь и, похоже, выходить из нее не собираются.

Я не имею никакого представления о том, как можно прожить хотя бы сутки без ноутбука.

Я подготовил для вас список из тридцати лайфхаков, которые облегчат вам использование компьютера, а также сохранят ваше драгоценное время. Начнем?

Невидимая папка

Данный лайфхак будет полезен тем людям, которым есть что прятать от чужих глаз.

Сюда есть возможность кидать различные засекреченные файлы, а также держать ее прямо на рабочем столе. Плюс в том, что данную папку невозможно увидеть.

Невидимая папка

Алгоритм создания достаточно прост:

1. В первую очередь необходимо создать папку на рабочем столе;

2. Далее нажимаем правой клавишей мыши по папке и выбираем «переименовать». Жмем и не отпускаем клавишу «Alt». В это время на правой дополнительной клавиатуре набираем число 255;

3. Вы можете наблюдать безымянную папку, осталось убрать значок. Для этого необходимо открыть «свойства», находим вкладку «настройки» и жмем по кнопке «сменить значок». Выбираем прозрачную иконку и жмем «ок»;

4. Мои поздравления, вы создали невидимую папку.

Документы Google

Следующие совет будет интересен тем людям, которые постоянно пишут тексты на компьютере.

Уверен, что у каждого бывала подобная ситуация: пишешь долгое время текст, далее происходят непредвиденные обстоятельства, такие как отключение электричества, разрядка ноутбука и так далее.

Вследствие этого не сохраняется документ и ваш кропотливый труд.

Документы Google

Именно для того чтобы избежать подобные ситуации, лучше всего использовать документы Google.

Там не нужно ничего сохранять, система все сделает за вас в режиме реального времени.

А также в документах Google присутствует хорошая функция, с помощью которой можно редактировать текст онлайн абсолютно с любого гаджета.

Выделение текста

Обычно для выделения текста следует зажать левую кнопку мыши и провести по нему. Также когда необходимо выделить большой фрагмент текста, можно использовать колесико мыши.

Зачастую такое управление бывает не совсем удобным, гораздо легче и проще использовать определенную комбинацию.

Просто кликните левой кнопкой мыши в начале фрагмента текста, который требуется выделить, после этого требуется нажать еще раз в конце текстового фрагмента.

При этом действии необходимо зажать кнопку «Shift».

Выделение текста

Можно еще сильнее облегчить процесс. Просто нужно щелкнуть мышкой три раза.

Следуя этому совету, есть возможность выделить большой абзац.

Не нужно проходить мимо данного лайфхака, поверьте, этот совет сэкономит большое количество вашего времени.

Масштаб

Для того чтобы изменить масштаб интернет страницы нет необходимости каждый раз заходить в настройки.

Масштаб

Есть способ, который упростит данный процесс.

Просто требуется зажать клавишей «ctrl» и прокрутить колесиком мышки в ту или иную сторону для увеличения или уменьшения масштаба соответственно.

Этот совет можно использовать практически во всех программах операционный системы Windows разных поколений.

Восстановление вкладки

Недавно столкнулся с такой ситуацией: искал долго важную информацию в интернете.

Пока ее читал, случайно неловким движением руки закрыл вкладку.

Славу богу, я знал, как быстро исправить данную проблему.

Восстановление вкладки

Просто в такой ситуации требуется одновременно зажать три кнопки на клавиатуре «ctrl», «shift» и «Т», ранее закрытая вкладка вернется на свое место.

Изменение регистра

Случайное нажатие клавиши «caps lock» может привести к следующему исходу: предположим, вы долгое время печатали текст на автомате, то есть, несмотря на монитор компьютера. и каково же будет ваше удивление, когда вы увидите, что весь текст напечатан заглавными буквами.

Такую проблему поможет решить выделение текста.

После этого требуется нажать по кнопкам Shift+F3 одновременно.

Итак, проблема решена, буквы стали маленькими.

Изменение регистра

Стоит заметить, что данный лайфхак работает и в обратную сторону, то есть можно нажатием вышеописанных клавиш маленькие буквы сделать заглавными.

Отмена последнего действия

Существует легкий способ, с помощью которого есть возможность отменить последнее действие.

Отмена последнего действия

Требуется одновременно нажать клавиши ctrl+z.

Данное действие можно применить во всех программах системы Windows.

Копирование объекта

Для того чтобы быстро сделать копию файла, можно нажать одновременно две клавиши: ctrl+c.

Этот совет сэкономит ваше драгоценное время.

Копирование объекта

Вставка файла

Для быстрой вставки объектов можно использовать две кнопки ctrl+v.

Вставка файла

Нажимать клавиши следует одновременно. Лайфхак работает абсолютно во всех программах.

Вызов диспетчера задач

Диспетчер задач можно вызвать в любой момент одновременным нажатием трех клавиш ctrl+shift+esc.

Диспетчер задач

Данная функция будет полезна в тот момент, когда компьютер завис.

Анонимный режим

Если вы часто пользуетесь интернетом на чужом компьютером. Например, в университете, школе или на работе, то необходимо закрывать все вкладки, которые вы ранее посещали.

Делается во всех браузерах это одинаковым способом.

Необходимо зайти в историю и очистить ее.

Режим инкогнито

Еще одним интересным вариантом является анонимный режим, при использовании которого история вообще не сохраняется.

Включить его также можно в настройках браузера.

Перелистывание страницы с помощью клавиши «пробел»

Листать страницы возможно удобным способом с помощью клавиши «пробел».

Чтобы прокрутить страницу вниз, просто нажмите на эту кнопку.

Для перелистывания страницы вверх потребуется одновременно нажать кнопки пробел+shift.

Перелистывание страницы с помощью клавиши «пробел»

Скриншот

Часто бывает, что нужно сфотографировать информацию на мониторе.

Это действие называется скриншотом. Чтобы выполнить его, требуется одновременно нажать ctrl+prt cs cscrq.

Скриншот

Далее просто вставляем картинку в нужную вам программу.

Засекречивание файлов

Засекречивание файлов

Ранее был описан способ, как сделать невидимую папку. Есть еще один метод.

Необходимо заархивировать нужную папку, после этого просто нужно поменять формат архива на любой известный вам.

При открывании такого архива, будет выскакивать банальная ошибка.

Очистка картинок от водяных знаков

Очистка картинок от водяных знаков

Зачастую бывает, что понравившаяся картинка имеет водяной знак.

Конечно же, его можно убрать с помощью фотошопа и подобных ему программ, но это долгий и трудоемкий процесс.

Гораздо проще при помощи браузера Google chrome нажать правой кнопкой мыши на картинку и выбрать пункт найти картинку в Google.

Вы сможете найти точно такую же картинку без водяного знака и нужного вам размера.

Сворачивание окон

Если вы являетесь человеком, который при работе с персональным компьютером использует множество открытых окон, то тогда вам будет очень полезна данная функция.

Сворачивание окон

Для того чтобы быстро свернуть все открытые окна и вернуться на рабочий стол, необходимо одновременно нажать клавиши win+D

Открытые окна

Открытые окна

Для быстрого перемещения между открытыми программами, можно использовать две горящие клавиши:

  • Win;
  • Tab.

Их следует нажимать одновременно.

Свойства файла

Теперь вы можете забыть о бесконечных кликах мышкой для открытия свойств файла.

Просто выделите файл и нажмите одновременно кнопки Alt+Enter.

«Alt+Enter»

Быстрое удаление

Вам необходимо удалить большой фрагмент текста. Используйте клавиши backspace+ctrl.

«backspace+ctrl»

Они помогут вам быстро убрать большое количество слов.

Удаление без корзины

Удаление без корзины

Надоело перемещать файлы сначала в корзину, а потому удалить файлы из нее? Нажмите одновременно кнопки shift+delete.

С их помощью вы сможете избежать попадание файлов в корзину, они удаляться навсегда из памяти вашего компьютера.

Выводы

Итак, в данной статье было разобрано множество лайфхаков, которые упростят вашу жизнь.

Запоминайте их постепенно, и тогда у вас появится гораздо больше времени.

20 ЛУЧШИХ ЛАЙФХАКОВ С КОМПЬЮТЕРОМ

Двадцать компьютерных лайфхаков на каждый день